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Sophos SPX E-Mailverschlüsselung

Um eine E-Mail mittels Sophos SPX zu verschlüsseln, gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail, hängen Sie ein Dokument an und klicken Sie dann auf den Button „Encrypt“. Geben Sie anschließend im „Betreff“ nach Ihrem Betreff das Verschlüsselungspasswort (mind. 8 Zeichen) mit dem Befehl „secure:“ ein, z.B.: „[secure:password123]“

2. Ihr Empfänger bekommt nun in sein Postfach folgende E-Mail, die ihn darauf hinweist, dass diese E-Mail verschlüsselt wurde.

3. Die eigentliche E-Mail samt Anhängen finden Sie im Dateianhang als verschlüsseltes PDF-Dokument.

4. Nach einem Klick auf die PDF-Datei wird Ihr Empfänger aufgefordert, das von Ihnen im Betreff gesetzte Verschlüsselungs-Passwort einzugeben. Dieses müssen Sie ihm telefonisch oder per Brief (vorab) mitteilen.

5. Nachdem das Passwort erfolgreich eingegeben wurde, müssen Sie die Dateianhänge (hier: PDF-Datei) sichtbar machen.
Hierzu gehen Sie im Adobe Reader im Menü zunächst auf „Anzeige“ –> „Ein-/Ausblenden“ –> „Navigationsfenster“ –> „Anlagen“.
Setzen Sie bei „Anlagen“ einen Haken.

6. Nun erscheint am linken Seitenmenü der Reiter „Anlagen“. Öffnen Sie ihn und wählen Sie nun die gewünschte Anlage (hier: PDF) aus.

7. Falls Adobe Reader eine Warnmeldung anzeigt, klicken Sie auf „Zulassen“. Nun wird Ihnen der Dateianhang angezeigt.

8. Falls Sie auf die verschlüsselte Mail (verschlüsselt) antworten wollen, klicken Sie im PDF-Dokument rechts oben auf den grauen Button „Antworten“

9. Damit gelangen Sie auf eine von Sophos bereitgestellte Umgebung, in der Sie an die E-Mail eine Antwort, sowie weitere Anhänge hinzufügen können.
Mit einem Klick auf „Senden“, wird die E-Mail verschlüsselt Ihrem Empfänger zugestellt.

Bitte beachten Sie, dass Sie ggf. Ihr Passwort weiteren Empfängern mitteilen, so dass diese die verschlüsselte E-Mail samt Anlagen öffnen können.

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