Um eine E-Mail mittels Sophos SPX zu verschlüsseln, gehen Sie wie folgt vor:
1. Erstellen Sie eine neue E-Mail, hängen Sie ein Dokument an und klicken Sie dann auf den Button “Encrypt”. Geben Sie anschließend im “Betreff” nach Ihrem Betreff das Verschlüsselungspasswort (mind. 8 Zeichen) mit dem Befehl “secure:” ein, z.B.: “[secure:password123]”
2. Ihr Empfänger bekommt nun in sein Postfach folgende E-Mail, die ihn darauf hinweist, dass diese E-Mail verschlüsselt wurde.
3. Die eigentliche E-Mail samt Anhängen finden Sie im Dateianhang als verschlüsseltes PDF-Dokument.
4. Nach einem Klick auf die PDF-Datei wird Ihr Empfänger aufgefordert, das von Ihnen im Betreff gesetzte Verschlüsselungs-Passwort einzugeben. Dieses müssen Sie ihm telefonisch oder per Brief (vorab) mitteilen.
5. Nachdem das Passwort erfolgreich eingegeben wurde, müssen Sie die Dateianhänge (hier: PDF-Datei) sichtbar machen.
Hierzu gehen Sie im Adobe Reader im Menü zunächst auf “Anzeige” –> “Ein-/Ausblenden” –> “Navigationsfenster” –> “Anlagen”.
Setzen Sie bei “Anlagen” einen Haken.
6. Nun erscheint am linken Seitenmenü der Reiter “Anlagen”. Öffnen Sie ihn und wählen Sie nun die gewünschte Anlage (hier: PDF) aus.
7. Falls Adobe Reader eine Warnmeldung anzeigt, klicken Sie auf “Zulassen”. Nun wird Ihnen der Dateianhang angezeigt.
8. Falls Sie auf die verschlüsselte Mail (verschlüsselt) antworten wollen, klicken Sie im PDF-Dokument rechts oben auf den grauen Button “Antworten”
9. Damit gelangen Sie auf eine von Sophos bereitgestellte Umgebung, in der Sie an die E-Mail eine Antwort, sowie weitere Anhänge hinzufügen können.
Mit einem Klick auf “Senden”, wird die E-Mail verschlüsselt Ihrem Empfänger zugestellt.
Bitte beachten Sie, dass Sie ggf. Ihr Passwort weiteren Empfängern mitteilen, so dass diese die verschlüsselte E-Mail samt Anlagen öffnen können.